Privacyverklaring AGH

De Stichting Administratie Groep Holland (AGH) verzamelt, beheert en verwerkt in opdracht van haar opdrachtgevers (pensioenfondsen, sociale fondsen en sociale partners) persoonsgegevens van werkgevers, (gewezen) deelnemers/werknemers, uitkerings- en subsidiegerechtigden. Dat is noodzakelijk voor het verzorgen van een goede administratie ten behoeve van onze opdrachtgevers zoals bijvoorbeeld de juiste en tijdige uitbetaling van uitkeringen/subsidies. Verder verzamelen, beheren en verwerken wij persoonsgegevens van bestuurders en van andere relaties om onze opdrachtgevers goed te kunnen adviseren en ondersteunen. Wij verwerken ook persoonsgegevens van onze medewerkers om onze verantwoordelijkheden als goed werkgever te kunnen uitoefenen.

Wij willen vertrouwen bieden aan eenieder van wie wij persoonsgegevens verwerken in de wijze waarop wij met hun privacy en persoonsgegevens omgaan. Wij behandelen uw persoonsgegevens die aan ons worden verschaft vertrouwelijk en zorgvuldig.

In deze privacyverklaring leest u hoe wij hier invulling aan geven. Wij vertellen u welke persoonsgegevens wij verzamelen en hoe en waarom we ze verzamelen. Hoe lang we ze bewaren. Daarnaast informeren wij u over aan wie wij uw gegevens verstrekken en waarom. Welke privacy rechten u heeft en hoe u die kunt uitoefenen.

Waarvoor verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor verschillende doelen. Allereerst om uitvoering te geven aan de verantwoordelijkheid die AGH als uitvoerder en financiële dienstverlener heeft. Dit betreft onder andere de volgende gegevens:

  • uw naam, adres, woonplaats;
  • uw e-mailadres;
  • uw BSN (burger service nummer);
  • uw geslacht en geboortedatum;
  • gegevens met betrekking tot uw dienstverband (salaris, parttimepercentage);
  • gegevens over uw familieleden;
  • gegevens over uw burgerlijke staat;
  • gegevens over uw pensioenopbouw en -rechten;
  • gegevens over arbeidsongeschiktheid;
  • informatie over uw pensioen (hoeveel pensioen u heeft opgebouwd).

Meer in het bijzonder verwerken wij persoonsgegevens ten behoeve van:

  1. pensioenadministraties en administraties sociale fondsen;
  2. bestuursondersteuning;
  3. crediteuren-/debiteurenadministratie, met inbegrip van een eventueel incassotraject;
  4. relatiebeheer en informatieverstrekking;
  5. het informeren over de ontwikkelingen van AGH, haar dienstverlening en producten;
  6. de verbetering van de websites, dienstverlening en producten van AGH;
  7. managementinformatie;
  8. personeelsbeheer;
  9. het voorkomen en opsporen van (pogingen tot) onrechtmatige en/of strafbare gedragingen gericht tegen AGH, haar klanten en medewerkers, en het voorkomen van fraude;
  10. het nakomen van wettelijke verplichtingen.

Naast de informatie die wij van u krijgen, kunnen wij voor deze doeleinden informatie inwinnen bij externe bronnen die wij betrouwbaar vinden. We zorgen er bij elke verwerking van persoonsgegevens voor dat alleen die persoonsgegevens worden verwerkt die accuraat, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.

Ook zullen wij deze gegevens op geen enkele wijze ter beschikking stellen aan derden met uitzondering van de volgende gevallen: een wettelijke verplichting, rechterlijke uitspraak, de bescherming van de rechten van de gebruiker van diensten en/of producten van AGH dan wel om de rechten van AGH te beschermen, een en ander voor zover in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG; de privacywet).

Waarom mag AGH uw persoonsgegevens verwerken?

Wij mogen de persoonsgegevens die we verwerken om uitvoering te geven aan onze werkzaamheden als pensioenuitvoerder, uitvoerder van administraties van sociale fondsen en sociale partners en als werkgever gebruiken omdat we:

  • deze gegevens van u nodig hebben om uitvoering te kunnen geven aan de (dienstverleningsovereenkomst die afgesloten met de opdrachtgever en de arbeids- of leveringsovereenkomst die met u gesloten is of voor het op uw verzoek nemen van maatregelen die nodig zijn om die overeenkomst te kunnen sluiten en/of;
  • moeten voldoen aan een wettelijke verplichting, zoals het uitvoering geven aan de Pensioenwet, het aanleveren van gegevens aan het Nationaal Pensioenregister, de Belastingdienst, het UWV, de SVB of toezichthoudende instanties en/of;
  • een gerechtvaardigd belang hebben om deze persoonsgegevens te gebruiken. Hierbij maken wij altijd een afweging of uw (privacy)belangen zich niet tegen dit gebruik verzetten en/of.
  • uw expliciete toestemming hebben gekregen voor het verwerken van uw persoonsgegevens. Deze toestemming kunt u altijd weer intrekken. Als uw toestemming door ons gevraagd wordt, wijzen wij u tevens op deze intrekkingsmogelijkheid.

Hoe krijgt AGH uw persoonsgegevens?

Wij ontvangen uw persoonsgegevens op verschillende manieren:

  • u verstrekt zelf uw persoonsgegevens aan ons, bijvoorbeeld als u:
    • bij ons of bij het pensioenfonds of sociaal fonds/regeling van sociale partners aan wie wij diensten verlenen, een product of dienst aanvraagt en/of afneemt (zoals uw bankrekeningnummer als u uw pensioen aanvraagt);
    • aan ons een product of dienst levert;
    • met ons een arbeidsovereenkomst of andere dienstovereenkomst aangaat;
    • onze websites of kantoor bezoekt en daar gegevens opgeeft of achterlaat;
  • wij krijgen persoonsgegevens over u van andere partijen, zoals uw werkgever, uw gemeente, uw organisatie, instanties als UWV en SVB, de Belastingdienst en de Basisregistratie Personen. Deze persoonsgegevens over u ontvangen wij in het kader van:
    • de dienstverlening die wij zelf of namens onze klanten, uitvoeren;
    • het afnemen van een product of dienst van u of uw onderneming of organisatie;
    • de arbeidsovereenkomst of andere dienstovereenkomst die u met ons bent aangegaan.

Bent u verplicht AGH uw persoonsgegevens te verstrekken?

Wij gebruiken alleen persoonsgegevens van u die nodig en relevant zijn om de doelen waarvoor we uw persoonsgegevens mogen en moeten verwerken, te kunnen realiseren. Dat kan betekenen dat u verplicht bent uw persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Dat is met name het geval als:

  • u toegestemd heeft ons uw persoonsgegevens te verstrekken;
  • met u een (pensioen-, verzekerings-, arbeids- of leverings)overeenkomst is gesloten en deze gegevens nodig zijn om die overeenkomst te kunnen uitvoeren;
  • sociale partners met elkaar overeen zijn gekomen voor u een sociaal fonds- of een WGA-hiaatregeling te treffen;
  • u op grond van wettelijke bepalingen verplicht bent uw persoonsgegevens aan ons te vertrekken.

In alle andere situaties die niet onder deze verplichtingen vallen, staat het u vrij om wel of niet aan ons uw persoonsgegevens te verstrekken.

Als u verplicht bent ons uw persoonsgegevens te verstrekken en u ons deze gegevens toch niet geeft dan kan dat gevolgen voor u hebben. Dit hangt af van de reden waarom de gegevens van u worden gevraagd, de aard van de verplichting die op u rust en het effect dat het niet verstrekken van de gegevens voor onze dienstverlening en overige werkzaamheden heeft.

Deze gevolgen kunnen zijn dat wij:

  • de met u gesloten overeenkomst niet (volledig) kunnen uitvoeren. Dit kan in het uiterste geval bijvoorbeeld er toe leiden dat u geen pensioen, uitkering, salaris of betaling kan worden uitgekeerd;
  • geen gevolg kunnen geven aan een verzoek van u om uw persoonsgegevens te verwerken of aan anderen door te geven;
  • onze (wettelijke) verplichtingen niet kunnen nakomen met de mogelijkheid dat er (schade)claims op ons en uzelf kunnen ontstaan.

In de situaties dat u niet verplicht bent uw persoonsgegevens aan ons te verstrekken, heeft dat als u ons deze gegevens niet verstrekt geen gevolgen voor u.

Recht op inzage, correctie, vergeten, dataportabiliteit en bezwaar

Op grond van de AVG (de privacywet) heeft u bepaalde rechten met betrekking tot de door ons verwerkte persoonsgegevens.

U heeft het recht door ons te worden geïnformeerd over de persoonsgegevens die wij van u verwerken. Ook heeft u het recht deze persoonsgegevens in te zien, te rectificeren en/of te laten wissen. Daarnaast kunt u een beroep doen op uw rechten op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevensverwerking, op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens en het maken van bezwaar.

U kunt uw verzoek richten aan: AGH, Verrijn Stuartlaan 1E, 2288 EK Rijswijk.

Wij informeren u uiterlijk binnen een maand na ontvangst van het verzoek waarmee u uw rechten inroept. Eventueel kan deze termijn met twee maanden worden verlengd. Over deze verlenging wordt u binnen een maand na ontvangst van uw verzoek geïnformeerd.

Wanneer wij geen gevolg geven aan uw verzoek delen wij u dat uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek gemotiveerd mede.

Als u inzage, correctie, verwijdering of overdracht van de gegevens wilt die worden verwerkt in het kader van de pensioenregeling waar u aan deelneemt of het sociaal fonds waarvoor u bent ingeschreven, dan kunt u zich richten tot uw pensioenfonds of uw sociaal fonds of AGH op bovenstaand adres.

Aan wie verstrekt AGH uw persoonsgegevens

Wij verstrekken uw persoonsgegevens alleen aan andere partijen als dat nodig, verplicht en toegestaan is voor de werkzaamheden die we uitvoeren als pensioenuitvoerder en financiële dienstverlener en als werkgever.

Dit doet zich voor als:

  • het pensioenfonds of sociaal fonds of sociale partners waar u aan deelneemt en waarvoor wij werken uw gegevens opvraagt;
  • u hiervoor toestemming heeft gegeven. Als u uw toestemming intrekt, verstrekken wij uw gegevens niet meer aan die andere partijen;
  • wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld aan Justitie, Belastingdienst, NPR, UWV, SVB, de Nederlandse Bank of toezichthoudende instanties;
  • dit noodzakelijk is om uitvoering te kunnen geven aan de (pensioen-, verzekerings-, arbeids- of leverings) overeenkomst die met onze opdrachtgevers en/of u gesloten is of voor het op uw verzoek nemen van maatregelen die nodig zijn om die overeenkomst te kunnen sluiten.

Wij hebben ICT-leveranciers ingeschakeld voor het onderhoud en beheer van onze informatievoorziening. Zij verwerken in onze opdracht persoonsgegevens. Wij hebben deze leveranciers zorgvuldig geselecteerd en met hen duidelijke afspraken gemaakt over geheimhouding en beveiliging. Deze verwerkers mogen uw gegevens uitsluitend gebruiken voor het uitvoeren van de vooraf overeengekomen diensten die noodzakelijk zijn om onze verplichtingen jegens u na te komen. Deze gegevens mogen ze niet zelfstandig gebruiken of doorgeven.

Wij zullen uw persoonsgegevens nooit aan derde partijen doorverkopen.

Beveiliging

Uw persoonsgegevens zijn bij ons in veilige handen. Wij zorgen er voor dat uw gegevens goed beveiligd zijn. Daarvoor hebben we de nodige maatregelen getroffen om te voorkomen dat uw persoonsgegevens verloren raken of gestolen worden. Uw persoonsgegevens worden alleen op computers opgeslagen die zich in Europa bevinden. Er vindt uitdrukkelijk geen data-overdracht plaats buiten Europa.

Ook zorgen wij er voor dat geen personen toegang tot of inzage in uw persoonsgegevens krijgen die door geen recht toe hebben. Medewerkers van AGH hebben uitsluitend toegang tot uw gegevens indien dit noodzakelijk is voor de uitoefening van hun functie.

Mocht onverhoopt, ondanks alle getroffen maatregelen, toch sprake zijn van een ernstig datalek waarbij uw persoonsgegevens betrokken zijn, zullen wij u en de Autoriteit Persoonsgegevens zo spoedig mogelijk informeren. Daarbij nemen wij de voorwaarden, die gelden bij een dergelijke melding, onder opgave van de dan bekende, relevante informatie in acht. Tevens zullen wij al die maatregelen nemen om verdere schade of gevolgen, voor zover binnen onze invloed, te voorkomen dan wel te beperken

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Het AGH bewaart uw gegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. We nemen daarbij de wettelijke bewaartermijnen in acht. De bewaartermen zijn verschillend en afhankelijk van de aard van de gegevens die we gebruiken. Zo moeten wij voor de Belastingdienst relevante gegevens tenminste 7 jaren bewaren.

Sollicitatiegegevens bewaren wij zonder toestemming niet langer dan 4 weken.

Zodra de bewaringstermijn is verstreken, zullen wij de persoonsgegevens veilig verwijderen, vernietigen of anonimiseren.

Voor uw en onze veiligheid worden bij de buitendeur van de locatie van AGH camerabeelden vastgelegd. Opnamen worden heel kort bewaard, tenzij er een incident heeft plaatsgevonden dat onderzocht moet worden.

E-mailbericht is vertrouwelijk

De informatie in een e-mailbericht is vertrouwelijk en uitsluitend bestemd voor de geadresseerde. Ontvangt u per abuis een e-mailbericht dat niet voor u bestemd is, neem dan per kerende e-mail contact op met de afzender. Ook vragen wij u in dat geval het ontvangen e-mailbericht te vernietigen en de inhoud ervan niet openbaar te maken. AGH aanvaardt geen aansprakelijkheid voor onjuiste, onvolledige of ontijdige overbrenging van de inhoud van een verzonden e-mailbericht, noch voor daarbij overgebrachte virussen.

Vragen en klachten?

Hebt u een vraag of een klacht over de wijze waarop AGH met uw persoonsgegevens omgaat? Dan kunt u deze indienen bij de Functionaris Gegevensbescherming van AGH: fg@agh.nl of schriftelijk: AGH, t.a.v. de Functionaris voor Gegevensbescherming, Verrijn Stuartlaan 1E, 2288 EK Rijswijk.

U kunt ook uw klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Zie voor hoe u dat kunt doen: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/klacht-over-de-autoriteit-persoonsgegevens.

Wijzigingen

AGH behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring op ieder gewenst moment en zonder kennisgeving te wijzigen. Wij adviseren u om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen. In ieder geval op het moment dat u uw persoonsgegevens aan AGH verstrekt.

Gebruik website en cookie-beleid

www.AGH.nl

De website van AGH is eigendom van en wordt beheerd door Stichting AGH.

AGH respecteert de privacy van alle gebruikers van haar website. AGH behandelt de persoonsgegevens die u ons verschaft vertrouwelijk en zorgvuldig. Wij gebruiken uw gegevens alleen om u op een snelle en zorgvuldige manier te kunnen informeren over relevante diensten.

Wij kunnen online op verschillende manieren informatie over u verzamelen, zoals door uw gebruik van deze website of door ons gebruik van cookies. Uitsluitend een beperkt aantal daartoe gemachtigde personen heeft voor het beheer toegang tot gegevens binnen de website.

Internet cookies

Een cookie is een klein tekstbestand dat via uw webbrowser op uw computer, smartphone of tablet wordt geplaatst. Cookies worden naar de harde schijf van uw apparaat gekopieerd wanneer u onze website bezoekt, zodat ons systeem u bij een volgend bezoek kan herkennen en wij onze website kunnen verbeteren.

Wij maken uitsluitend gebruik van tijdelijke cookies (of ‘sessiecookies’), die alleen worden gebruikt zolang u onze website bezoekt en worden verwijderd wanneer u uw browser sluit.

Waar gebruiken wij cookies voor?

Wij gebruiken de tijdelijke cookies, zodat wij u kunnen herkennen wanneer u onze website bezoekt, maar wij staan derden (met name Google zoals hierna verduidelijkt) toe op onze website analytische cookies te gebruiken om informatie te verzamelen over het gebruik van onze website. Dit genereert bijvoorbeeld informatie over welke pagina’s het vaakst worden bezocht.

De website van AGH maakt gebruik van Google Analytics, een analyse programma gemaakt door Google, Inc. Google Analytics gebruikt ‘cookies’. Deze cookies helpen AGH de website te analyseren op het gebruik van de website door gebruikers, waarmee AGH de website kan verbeteren. De informatie die gegenereerd wordt door de cookie over uw sitegebruik, wordt verzonden en opgeslagen op de servers van Google in de Verenigde Staten.

Google gebruikt deze data om bulkrapporten te maken in Google Analytics over het sitegebruik van alle gebruikers. Google koppelt geen gegevens over het gebruik van de website met uw IP adres (de identificatie van uw PC, laptop, tablet en smartphone).

Deze cookies bevatten dus geen persoonsgegevens. De cookie slaat alleen informatie op, zoals en niet gelimiteerd tot: hoelang zitten gebruikers op de website, welke pagina’s bekijken gebruikers, waar komen gebruikers vandaan, via welke kanalen komen gebruikers binnen etc. Ook wordt er klikdata doorgestuurd naar Google Analytics. Hiermee maakt het programma inzichtelijk welke formulieren gedownload worden en op welke knoppen er geklikt wordt.

Wij gebruiken deze gegevens alleen om de belanghebbenden op een juiste en zorgvuldige manier te informeren over pensioenzaken en daar direct mee samenhangende onderwerpen en om deze belanghebbenden op een aangename manier gebruik te kunnen laten maken van onze website.

Ons privacy beleid van de website kan op elk moment door ons gewijzigd worden zonder u hierover in te lichten. Gelieve deze pagina regelmatig te bezoeken om op de hoogte te blijven van veranderingen.